Cette politique décrit notre pratique en matière de protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels sont toutes les informations consignées sous forme papier, numérique ou électronique permettant d’identifier une personne.
Voici comment L’Orienthèque effectue la collecte de vos renseignements et l’utilisation qu’elle en fait.
Notre engagement en matière de confidentialité
À L’Orienthèque, nous savons que la protection des renseignements personnels est importante pour vous. Pour cette raison, nous avons pris toutes les mesures nécessaires afin d’en protéger la confidentialité. À l’aide d’une variété de processus administratifs et de mécanismes de sécurité récemment mis en place, nous nous assurons que ceux-ci soient utilisés strictement aux fins décrites dans cette politique et selon la nouvelle législation en vigueur.
Les différents types de renseignements que nous collectons
Renseignements sur votre identité : nom, date de naissance, sexe, numéro d’assurance sociale, aspects liés à votre statut de citoyen;
Situation familiale : votre état matrimonial, le nombre de personnes à charge;
Coordonnées : numéro de téléphone, adresse domiciliaire, adresse courriel;
Informations financières : votre source de revenus, votre situation face à l’emploi;
Renseignements sur vos études et vos emplois : niveau de scolarité, employeur actuel;
Autres renseignements : présence de casier judiciaire, limitation à l’emploi.
Le moment et la façon que nous collectons vos renseignements
L’Orienthèque collecte des renseignements personnels qui sont liés directement à ses programmes et à ses activités.
Nous collectons vos renseignements personnels lorsque vous nous les donnez directement lors d’une demande ou d’une inscription à l’un de nos programmes ou services.
Le but de l’utilisation de vos renseignements personnels
1. Pour vous identifier
Nous utilisons vos renseignements personnels à des fins d’identification.
2. Pour vous inscrire
Les renseignements personnels fournis pourraient être communiqués au gouvernement provincial ou à l’un de ses organismes publics en vue de vous identifier pour déterminer votre admissibilité à nos programmes et services. Le fait de ne pas les fournir dans leur intégralité pourrait soit entraîner un retard dans le traitement de votre demande ou faire en sorte que celle-ci ne puisse être traitée.
La nature et la sensibilité des renseignements que nous recueillons à votre sujet varient en fonction des services que nous vous fournissons et des exigences légales auxquelles nous sommes tenus de nous conformer auprès des différents bailleurs de fonds.
3. Pour communiquer avec vous
Nous utilisons vos renseignements personnels pour communiquer avec vous lors de l’utilisation de nos services ou pour toute question en lien avec eux.
4. À des fins d’embauche lors de recrutement
Nous utilisons vos renseignements personnels pour évaluer votre candidature et communiquer avec vous si nécessaire lors d’opportunités de carrière s’offrant au sein de L’Orienthèque.
La conservation de vos renseignements personnels
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Tout le personnel de L’Orienthèque est tenu de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :
Protocole SSL (Secure Sockets Layer)
Gestion des accès – personne autorisée Gestion des accès – personne concernée
Sauvegarde informatique
Identifiant / mot de passe
Pare-feu (Firewall)
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de nos échanges avec la clientèle. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque demeure toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels. Cependant, nous nous engageons à respecter les dispositions législatives énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.
L’Orienthèque doit constituer un dossier pour chaque personne bénéficiant des services offerts et détruire à ses frais, au plus tard sept ans suivant la fin des ententes, les renseignements personnels ou les documents contenant de tels renseignements, et ce, quel qu’en soit le support (papier ou informatique). Elle peut les conserver aussi longtemps que cela lui est nécessaire pour répondre à ses besoins en matière de conformité selon les calendriers de conservation et de disposition des dossiers.
Les personnes ayant accès à vos renseignements personnels
a. Nos employés peuvent consulter vos renseignements personnels au besoin. En ce sens, chaque employé de L’Orienthèque pouvant potentiellement être en contact avec ces données est dans l’obligation de signer une entente de non-divulgation et de confidentialité. De plus, ils s’engagent à respecter des règles excessivement strictes lors de l’accès à ces données et sont soumis à une surveillance à l’interne par les gestionnaires.
b. Nous travaillons avec certains ministères et partenaires qui, dans l’exercice de leurs fonctions, ont un accès limité aux renseignements personnels que nous détenons. Ceux-ci comprennent des consultants en informatique fournissant un soutien technique, des vérificateurs comptables et des bailleurs de fonds. Nous limitons leur accès aux renseignements personnels que nous détenons en fonction des exigences législatives et de leur pouvoir. Nous avons également l’assurance qu’ils respectent les principes de confidentialité appropriés.
Nos objectifs en matière de collecte des renseignements personnels
i. À l’égard de notre clientèle
L’Orienthèque, en tant qu’organisme d’intégration et d’orientation de la main-d’œuvre, recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels afin d’offrir le meilleur service qui soit à ses clients et partenaires.
ii. À l’égard de nos employés
Nous créons et maintenons à jour un dossier employé dans le but de son embauche et en lien avec la rémunération ce celui-ci.
ii. À l’égard des membres du conseil d’administration
Le but de cette collecte est de permettre la distribution d’informations pertinentes afin de permettre aux membres du Conseil de s’acquitter de leurs responsabilités. De plus, cette collecte nous permet de compléter les documents exigés par les différentes instances gouvernementales.
Autres détails et façon de communiquer avec nous
Lors de la prise de vos renseignements personnels, nous vous demandons votre consentement pour les utiliser aux fins mentionnées dans nos documents et nous devons aussi obtenir votre consentement pour les utiliser à d’autres fins que ceux mentionnés lors de celui-ci.
Nous demandons votre consentement par écrit. Lorsqu’il s’agit de circonstances autorisées par nos bailleurs de fonds ou nos partenaires, nous pouvons accepter un consentement verbal.
Notre but est de nous assurer que votre consentement soit pleinement libre et éclairé. Nous prendrons donc les dispositions nécessaires afin de vous expliquer en termes que vous comprenez les raisons qui justifient notre besoin et ce que nous en ferons.
Vous pouvez nous demander d’apporter des corrections à vos renseignements personnels en tout temps.
Étant donné que les préoccupations relatives à la confidentialité et les exigences opérationnelles et juridiques évoluent de façon continue, il est possible que nous soyons dans l’obligation de modifier la présente politique sans préavis.
Nous sommes tenus par la loi de vous informer de tout incident de confidentialité concernant vos renseignements personnels si ceux-ci présentent un risque de préjudice sérieux.
Pour obtenir de plus amples renseignements concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec L’Orienthèque par courriel au rprp@orientheque.ca. Veuillez noter que vous pouvez vous désabonner en tout temps de chacun de nos outils séparément. Le désabonnement à l’une de nos listes d’envoi n’aura aucun effet sur les autres communications que vous pourriez recevoir de notre part par courriel ni sur votre accès à nos produits et services.
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Responsable de la protection des renseignements personnels (LQ 2021, c 25.)
À L’Orienthèque, le responsable de la protection des renseignements personnels est Caroline Nadeau, agente des services à l'emploi.
Pour la contacter: rprp@orientheque.ca ou à l’adresse suivante : 343 boulevard Poliquin, Sorel-Tracy (Québec) J3P 7W1
